Bei der Einführung eines Ombudsmann-Systems werden von BRINKMANN folgende Phasen unterschieden:
Initiierungsphase
- Anstoß zur Implementierung durch das Unternehmen bzw. die Organisation
- Abstimmung mit der Unternehmensführung, dem Betriebsrat und den Mitarbeitern
- Klärung organisatorischer und finanzieller Punkte
Vorbereitungsphase
- Entwicklung spezifischer Kommunikations- und Verhaltensregeln im Krisenfall
- Ist- & Risiko-Analyse des Unternehmens
- Beratung zu Anti-Korruptions-Maßnahmen
Durchführungsphase
- Rechtliche Beratung der Unternehmensführung im Korruptionsfall
- Koordinierung der Zusammenarbeit mit Strafverfolgungsbehörden
- Litigation-PR zur Wahrung des öffentlichen Ansehens
Umsetzungsphase
- Sichere Unternehmensentscheidungen in der Krise
- Aufbau neuer Unternehmens- und Konfliktkultur
- Kontrolle und Weiterentwicklung des Ombudsmann-Systems
Wie werden Ombudsmann- und Konfliktmanagement-Systeme von BRINKMANN gestaltet?
- Gesetzliche Vorgaben, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen werden beachtet.
- Sie werden gezielt zugeschnitten auf die jeweiligen betrieblichen Bedürfnisse
- Bisherige Konflikte und Strategien zur Prävention von Korruption und von Konflikten werden analysiert und in die Überlegungen einbezogen
- Alle Parteien, die eine wichtige Rolle bei der Konfliktlösung spielen, werden bei der Planung und Umsetzung einbezogen, um keine Widerstände innerhalb des Betriebes zu provozieren
- Die Akzeptanz wird durch gezielte Informationen und Kommunikation über die Verfahrendweisen und das anwaltliche Ombudsmann-System geschaffen.
- Gezielte Unterstützung aller Beteiligten durch vorbereitende Trainings und rechtliche Schulungen
- Hemmschwellen gegenüber Whistleblowing werden abgebaut
- Wichtige Vertrauenspersonen werden eingebunden
- Leichte Zugänglichkeit wird gewährleistet.
- Die Verfahrensweisen und die Möglichkeiten der Kontaktaufnahmen zum Ombdusmann muss für alle Beteiligten verständlich sein.
- Die Transparenz der Verfahrensweisen bei gleichzeitiger Vertraulichkeit gegenüber den Inhalten wird gewährleistet.
- Die schnelle Reaktion auf die Hinweise wird sichergestellt.
- Die Flexibilität des Systems wird belohnt, um Anpassungen an sich ändernde Gegebenheiten zu ermöglichen.
- Die Zufriedenheit mit Verfahrendweisen wird stets überprüft das Ombudsmann-System entsprechend angepasst.
